Creación de perfiles de dispositivo: Everyplace Synchronization Server

Los usuarios que deseen sincronizar datos PIM deben crear primero un perfil de dispositivo. Este perfil puede estar basado en el perfil por omisión proporcionado o en uno creado por un administrador de Synchronization Server. Los administradores pueden crear perfiles con los que los usuarios de sincronización pueden enlazar. Enlazar con un perfil de administrador permite a un usuario heredar de forma automática cualquier cambio que el administrador efectúe en el perfil. Los usuarios también pueden crear perfiles de dispositivo que no estén asociados con un perfil de administrador. Si se suprime un perfil de dispositivo de administrador, se rompen todos los enlaces entre dicho perfil y los perfiles de usuario, pero el perfil de dispositivo del usuario sigue funcionando.

Para crear perfiles de dispositivo los usuarios de sincronización utilizan una instancia de usuario final del portlet Valores de sincronización, situada en la pestaña Configurar del lugar WEA - Inicio. Los administradores de Synchronization Server trabajan con una instancia de administrador del portlet Valores de sincronización, situada en la pestaña Valores de sincronización del lugar Everyplace Synchronization.

DB2 Everyplace no utiliza perfiles de dispositivo. Por consiguiente, los usuarios de bases de datos relacionales no necesitan perfiles de dispositivo. Para obtener más información sobre DB2 Everyplace, consulte Configuración de DB2 Everyplace.

La ayuda en línea del portlet Valores de sincronización proporciona información sobre cómo trabajar con perfiles de dispositivo. El resto de esta sección describe los componentes de un perfil de dispositivo, incluyendo los filtros.

Filtros

Parte del perfil de dispositivo puede incluir filtros para cada tipo de datos PIM. Los filtros le permiten limitar los datos que se sincronizan a fin de ahorrar tiempo y espacio en el dispositivo.

Synchronization Server soporta opciones de filtrado para cinco tipos de datos PIM: Correo electrónico, Eventos/Agenda, Contactos, Tareas/Tareas pendientes y Notas/Memorándums. Cada tipo de datos puede utilizar una combinación de filtros cualitativos y globales.

Puede crear más de un conjunto de filtros cualitativos para cada tipo PIM. Los filtros globales controlan todos los filtros cualitativos para un tipo PIM determinado pero no se aplican a otros tipos. Por lo tanto, cada tipo PIM puede tener varios filtros cualitativos además de un conjunto de filtros globales.

El resto de esta sección proporciona una visión general de estos filtros. La ayuda en línea del portlet Valores de sincronización explica en detalle cómo utilizar los filtros.

Filtros cualitativos

Puede crear uno o más filtros cualitativos para cada tipo de datos PIM. Se proporcionan los filtros siguientes:

Correo electrónico

Remitente: Limita el ámbito del correo electrónico sincronizado basándose en la dirección de correo electrónico del remitente. El valor por omisión es sincronizar todos los remitentes.
Estado: Limita el ámbito del correo electrónico sincronizado basándose en su estado de lectura: leído o no leído. El valor por omisión es sincronizar tanto el correo electrónico leído como el no leído.
Tamaño de texto: Limita el ámbito del correo electrónico sincronizado basándose en la cantidad de texto que contiene cada mensaje, sin incluir los adjuntos. Tenga en cuenta que éste no es un filtro de truncamiento. Cualquier correo electrónico que esté fuera del ámbito de este filtro no se enviará. El valor por omisión es sincronizar cualquier tamaño de texto.
Fecha: Limita el ámbito del correo electrónico sincronizado basándose en la fecha en que se recibió o modificó. La fecha de modificación podría hacer referencia a la fecha en que se recibió, leyó o reenvió el correo electrónico, o en el caso de la carpeta Borradores, la fecha en que se editó, remontándose a un periodo específico del pasado. La fecha de recepción le permite filtrar el correo electrónico que se ha recibido durante ciertos rangos de fechas pasadas.
Prioridad: Limita el ámbito del correo electrónico sincronizado basándose en su prioridad.
Asunto: Limita el ámbito de los mensajes de correo electrónico sincronizados basándose en el texto de sus líneas de asunto. El valor por omisión es sincronizar todos los asuntos.
cc:: Limita el ámbito del correo electrónico sincronizado basándose en las direcciones del campo cc:. El valor por omisión es sincronizar todas las direcciones cc:.

Eventos/Calendario

Fecha inicial de la entrada: Limita el ámbito de los eventos sincronizados a intervalos de tiempo específicos.
Entradas recurrentes: Limita el ámbito de los eventos de calendario sincronizados a entradas recurrentes o no recurrentes.
Alarmas: Limita el ámbito de los eventos de calendario sincronizados a los eventos establecidos con alarmas.
Eventos de todo el día: Limita el ámbito de los eventos de calendario sincronizados a los eventos de todo el día.
Asunto: Limita el ámbito de los eventos sincronizados basándose en el texto de sus líneas de asunto.

Contactos/Libreta de direcciones

Empresa: Limita el ámbito de los contactos sincronizados basándose en el nombre de la empresa. El valor por omisión es sincronizar todos los nombres de empresas.
Apellido: Limita el ámbito de los contactos sincronizados basándose en sus apellidos. El valor por omisión es sincronizar todos los apellidos.
Nombre: Limita el ámbito de los contactos sincronizados basándose en sus nombres. El valor por omisión es sincronizar todos los nombres.
Dirección de correo electrónico: Limita el ámbito de los contactos sincronizados basándose en sus direcciones de correo electrónico. El valor por omisión es sincronizar todas las direcciones de correo electrónico.
Teléfono: Limita el ámbito de contactos sincronizados a los números de de teléfono que especifique. El valor por omisión es sincronizar todos los números de teléfono.

Tareas/Tareas pendientes

Estado completado: Limita el ámbito de las tareas sincronizadas basándose en si están o no completadas. El valor por omisión es sincronizar tanto las tareas completas como las incompletas.
Prioridad: Limita el ámbito de las tareas sincronizadas basándose en la prioridad. El valor por omisión es sincronizar las tareas de todas las prioridades.
Tareas que dependen de la fecha: Limita el ámbito de las tareas sincronizadas basándose en las fechas de vencimiento.
Sólo las tareas con fecha de vencimiento: Limita el ámbito a las tareas que tienen una fecha de vencimiento.
Sólo las tareas sin fecha de vencimiento: Limita el ámbito a las tareas que no tienen una fecha de vencimiento.
Tareas vencidas: Limita el ámbito a las tareas que han vencido.
Sólo las tareas que no han vencido: Limita el ámbito a las tareas que aún no han sobrepasado sus fechas de vencimiento.
Asunto: Limita el ámbito de las tareas sincronizadas basándose en el texto de sus líneas de asunto. El valor por omisión es sincronizar todos los asuntos.

Notas/Memorándums

Asunto: Limita el ámbito de las notas sincronizadas basándose en el texto de sus líneas de asunto. El valor por omisión es sincronizar todas las notas sin tener en cuenta la línea de asunto.
Cuerpo: Limita el ámbito de las notas sincronizadas basándose en las series de texto del cuerpo. El valor por omisión es sincronizar todas las notas sin tener en cuenta el texto del cuerpo.
Fecha de modificación: Filtra todas las notas que se editaron por última vez entre el día en que se lleva a cabo la sincronización y el periodo de tiempo que especifique. La fecha de modificación incluye la fecha en que se crearon o leyeron las notas, además de la fecha en que se editaron. El valor por omisión es sincronizar las notas sin tener en cuenta la fecha en que se modificaron.

Filtros globales

Puede crear un conjunto de filtros globales para aplicarlos a todos los filtros cualitativos para cada tipo PIM. Se da soporte a los siguientes filtros globales:

Supresión/no supresión

Este filtro global está disponible para todos los tipos de PIM. Especifica si se han de suprimir o conservar los datos del lado de dispositivo existentes que no cumplan los criterios definidos por los filtros cualitativos.

El comportamiento por omisión es no suprimirlos. Por ejemplo, si tiene correo electrónico en un dispositivo, puede especificar si, durante la sincronización, el correo electrónico que no cumpla los criterios de los filtros cualitativos se debe suprimir o conservar. Seleccionar que se supriman los datos existentes no significa que éstos se supriman del servidor. Cuando se aplica el filtro de no supresión, los registros existentes en el dispositivo que están fuera del ámbito de los filtros se siguen actualizando (incluyendo supresiones) durante el proceso de sincronización.

Sincronizar sólo un número específico de los últimos mensajes modificados

Este filtro limita el número de mensajes de correo electrónico y notas que se sincronizan a un número específico de los que se han modificado más recientemente. El simple hecho de abrir y leer el correo electrónico o la nota no se considera una modificación. Por ejemplo, si especifica "15", sólo se sincronizan los últimos 15 mensajes de correo electrónico o notas que se han modificado. Para el correo electrónico, la última modificación podría referirse al momento en que se recibió, reenvió o editó el documento de correo electrónico. Para las notas, la última modificación podría referirse al momento en que se creó o editó la nota.

Este filtro se procesa después de los filtros cualitativos. Por ejemplo, si establece un filtro para el correo electrónico no leído y además establece este filtro en "15", se sincronizan los últimos 15 mensajes de correo electrónico y notas que ha recibido. Tenga en cuenta que el número que se especifica se aplica a cada carpeta y no a todo el correo electrónico o notas de la base de datos de correo o de notas.

Nota: Cuando utilice este filtro con el correo electrónico, el número que especifique se aplicará a cada carpeta y no a todo el correo electrónico de la base de datos de correo.

Truncamiento

Este filtro global se utiliza para el correo electrónico. Trunca el correo electrónico basándose en el número de caracteres en el cuerpo del mensaje. El número especificado sólo se aplica al cuerpo, no a los encabezamientos de los mensajes ni a los adjuntos asociados. Este número, además, es sólo una aproximación. Es posible especificar un filtro de truncamiento y no filtrar los adjuntos.

El filtro de truncamiento también añade un mensaje al cuerpo de un documento de correo electrónico truncado que indica que el el documento se ha truncado. Hay también un aviso para no editar el documento.

Advertencia: Los usuarios finales no deberían editar documentos truncados en el dispositivo. La sincronización de un documento truncado editado puede dar lugar a una pérdida de datos. Si el usuario modifica un documento truncado en el dispositivo, el resultado final varía en función de si el usuario está sincronizando con un servidor de fondo Lotus Domino o Microsoft Exchange. El adaptador de contenido de Lotus Domino coloca el documento truncado en un adjunto y lo agrega a la versión del documento existente en el servidor. Los adaptadores de contenido de Microsoft Exchange sobrescriben el documento original en el servidor de correo electrónico con la versión truncada y modificada.

Última modificación

Este filtro global se utiliza para correo electrónico y notas/memorándums. Envía documentos de correo electrónico y notas/memo modificados más recientemente, hasta la cantidad especificada. Para el correo electrónico, la fecha de la última modificación podría ser la fecha en que se recibió, leyó o reenvió, o en el caso de la carpeta Borradores, la fecha en que se editó. Para las notas/memorándums, la fecha de la última modificación es igual a la fecha en que se editó la nota/memo.

Los registros que este filtro sincroniza con el dispositivo son acumulativos debido a que el servidor recuerda lo que ya se ha enviado al dispositivo y no vuelve a enviar esos documentos si no se han modificado. En su lugar, el servidor busca el siguiente conjunto de documentos que cumplen los criterios del filtro y que no se han creado en el dispositivo. Otra forma de verlo es que el servidor envía inserciones en incrementos con cada petición de sincronización.

Por ejemplo, un usuario final podría solicitar la sincronización sólo de los últimos 50 correos electrónicos. Los últimos 50 correos electrónicos estarían basados en sus fechas de última modificación. Cada petición de sincronización subsiguiente enviaría los siguientes 50 documentos; es decir, los 50 documentos más recientes (basándose en la fecha de la última modificación) que todavía no existan en el dispositivo. Así, la primera sincronización obtendría los 50 primeros, la siguiente sincronización obtendría los 50 siguientes, la sincronización subsiguiente obtendría los 50 siguientes.

Adjuntos

Este filtro global sólo se utiliza para el correo electrónico. Synchronization Server soporta la sincronización bidireccional de los adjuntos de correo electrónico. No se da soporte a los adjuntos de calendarios y contactos. Sólo los documentos adjuntos se envían al dispositivo; las imágenes incorporadas no se envían.

Los adjuntos están soportados por el Adaptador Lotus Domino, el Adaptador Microsoft Exchange 2000 y el Adaptador Microsoft Exchange 5.5. Los adjuntos están soportados en Pocket PC 2002 y en Palm Pilot, pero la sincronización de adjuntos depende de las posibilidades de la aplicación de correo electrónico del dispositivo. En el caso de Pocket PC 2002, esta aplicación es Pocket Outlook. En el caso de Palm Pilot, es VersaMail.

Si un usuario final intenta sincronizar adjuntos de gran tamaño con un dispositivo, puede que el dispositivo no tenga espacio suficiente para almacenar el adjunto. Para evitar este problema, siempre se guarda una cantidad mínima de memoria libre en el dispositivo. Durante la sincronización, se comprueba la memoria libre antes de añadir un objeto grande al dispositivo, para asegurarse de que queda suficiente memoria libre después de la adición. Si este valor se ve amenazado, la sincronización se detiene.

Los adjuntos suprimidos del dispositivo no se eliminan nunca del servidor de fondo. Los adjuntos se pueden enviar con y añadir a respuestas.

También se da soporte a la sincronización de una carpeta Borradores que contenga documentos de correo electrónico con adjuntos. La actualización de un adjunto cambia el estado de lectura del documento de correo electrónico al que se adjunta a no leído. Los administradores y los usuarios finales pueden utilizar filtros de adjuntos para ahorrar espacio en un dispositivo o, por ejemplo, para evitar la sincronización de adjuntos para los que no hay un visor adecuado en el dispositivo.

Synchronization Server proporciona dos filtros para los adjuntos:

Un filtro limitador de tamaño, que especifica un límite de tamaño para todos los adjuntos de correo electrónico. Si un mensaje contiene uno o más adjuntos cuyo tamaño combinado es superior al límite establecido, todos los adjuntos se eliminan del mensaje, y se añade una nota al cuerpo del correo electrónico que describe los archivos que se han descartado. Este valor se configura en el portlet Valores de servidor, que se encuentra en el lugar Everyplace Synchronization.
Tenga en cuenta que un administrador puede no permitir la sincronización de todos los adjuntos. Un administrador podría no permitir adjuntos, por ejemplo, para evitar que los usuarios llenen con demasiada facilidad sus almacenes de correo electrónico de dispositivo. Si se permiten adjuntos, el administrador establece un límite que define el tamaño combinado de todos los adjuntos que pueden enviarse con un mensaje de correo electrónico dado.

Cuando un administrador permite adjuntos y especifica un límite de tamaño, los usuarios finales y los administradores pueden reducir aún más este límite para un perfil de dispositivo específico. Los usuarios finales pueden especificar este límite en la versión de usuario final del portlet Valores de sincronización. La versión de usuario final de este portlet se encuentra en la pestaña Configurar del lugar WEA - Inicio. La versión de administrador se encuentra en la pestaña Valores de sincronización del lugar Everyplace Synchronization.
Un filtro de tipo de archivo que permite a los usuarios finales y los administradores especificar una lista de tipos de archivos adjuntos que se han de sincronizar dentro de un perfil de dispositivo específico. Cualquier adjunto cuyo tipo de archivo no esté en la lista de filtro se elimina del documento de correo electrónico durante la sincronización. Por ejemplo, un usuario final o un administrador podría establecer un perfil de dispositivo para que se sincronizase únicamente con adjuntos que tengan una extensión .doc. Este filtro de adjuntos se establece en el portlet Valores de sincronización (consulte Limitación del tamaño de los adjuntos de correo electrónico).